Polityka RODO

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW SICO Polska Sp. z o.o.

Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, że firma SICO Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Annopol 3, 03-236 (zwana dalej SICO) przetwarza dane osobowe pozyskane jedynie w sposób zgodny z prawem, miedzy innymi na podstawie zawieranych transakcji handlowych, świadczenia usług, z legalnych źródeł publicznych oraz ogólnodostępnych, w tym z Internetu, tworząc bazę danych kontrahentów i bazę kontaktową w której znajdować się mogą Państwa dane oraz dane Państwa reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników i pracowników.

Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej nazwa RODO), mają charakter danych osobowych.

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. (Art. 4. 1 RODO).

W przypadkach, w których klient jest podmiotem innym niż osoba fizyczna, pojęcie dane osobowe obejmuje dane osobowe Państwa przedstawicieli, np.: członków zarządu, partnerów, prokurentów, pełnomocników, przedstawicieli, pracowników lub innych osób fizycznych występujących w Państwa imieniu, a obowiązki SICO wynikające z RODO mają zastosowanie do takich osób.

SICO Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Annopol 3, 03-236 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000031697, NIP: 5262470011, REGON: 016403381, kapitał zakładowy 1.960.000,00 PLN.

Niniejsza Polityka Prywatności określa, w jaki sposób SICO gromadzi, przetwarza i wykorzystuje dane klientów oraz użytkowników strony internetowej znajdującej się pod adresem www.sico.pl

1. Administrator danych osobowych Klientów

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu RODO jest SICO Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Annopol 3, 03-236 (zwana dalej SICO, Administrator). Administrator powołał Inspektor Ochrony Danych z którym skontaktować się można pod adresem mailowym: [email protected] lub pisemnie:

Paulina Witkowska, SICO Polska Sp. z o.o.

ul. Annopol 3

03-236 Warszawa

z dopiskiem „IOD”.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora w celu:

• realizacji obowiązków rachunkowych i księgowych. Podstawą jest niezbędność przetwarzania w celu realizacji ww. obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• zawarcia i wykonania umowy, w tym zapewnienia obsługi administracyjnej– podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność ich przetwarzania w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność ich przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),
• organizacji pracy, obiegu dokumentów, zapewnienia obsługi administracyjnej oraz informatycznej, przekazywanie danych w celach komunikacyjnych, prowadzenia ewidencji korespondencji oraz rejestru umów – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność ich przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO).

3. Przekazywanie danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

• podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, usługi finansowe i księgowe, usługi doradcze, prawne, audytorskie, usługi serwisowe), które przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
• niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, będący odrębnymi administratorami (m.in. usług pocztowych, kurierskich i operacyjnych, bankowych, finansowo-ubezpieczeniowych),
  • organy ochrony prawnej i instytucje publiczne upoważnione do tego na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

4. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
• w zakresie niezbędnym do realizacji umowy – przez okres jej trwania,
• w zakresie danych rachunkowych i podatkowych – do upływu okresu przedawnienia zobowiązań skarbowych i księgowych związanych z dokumentacją rachunkową,
• w zakresie dokumentacji archiwalnej – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy,
• w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

5. Przysługujące prawa

Prawo dostępu do danych.

Mają Państwo prawo uzyskać informację odnośnie przechowywanych przez nas danych osobowych na Państwa temat, w tym kopię tych danych.
Prawo do sprostowania danych.

Mają Państwo prawo żądania sprostowania Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania mają Państwo prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

Prawo do usunięcia danych

Mają Państwo prawo domagać się usunięcia Państwa danych osobowych przechowywanych przez nas w następujących przypadkach:

• Państwa dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• cofnęliście Państwo zgodę , na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub sprzeciw dotyczy przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie krajowym,
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

Prawo do przenoszenia danych.

Mają Państwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe dotyczące Państwa, które nam dostarczyliście, jeżeli przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. Jeżeli domagają się Państwo przesłania tych danych do innego administratora danych, zostanie to zrealizowane, o ile istnieje taka możliwość techniczna.

Prawo ograniczenia przetwarzania danych

Mają Państwo prawo zażądać, aby przetwarzanie Państwa danych osobowych zostało ograniczone, w następujących przypadkach:

• kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych,
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiacie się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania
• nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wnieśliście Państwo sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, mają Państwo prawo do sprzeciwu w dowolnym czasie wobec przetwarzania, zgodnie z art. 21 RODO.

Prawo do wycofania zgody

Mają Państwo prawo do wycofania wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnej chwili. Odwołanie zgody na przetwarzanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Jeśli chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw prosimy o przesłanie do nas wiadomości na adres: [email protected] lub pisemnie na adres:

Paulina Witkowska, SICO Polska Sp. z o.o. ul. Annopol 3, 03-236 Warszawa z dopiskiem „IOD”.

Bezpieczeństwo danych osobowych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznają Państwo, że przetwarzając Państwu dane osobowe naruszamy przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

6. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Państwa dane osobowe nie są i nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) oraz innych organizacjach międzynarodowych.

7. Obowiązek i dobrowolność podania danych

Podanie Państwa danych jest dobrowolne jednak jest niezbędne do realizacji współpracy biznesowej.
W sytuacji, w której nie podadzą Państwo danych osobowych, możliwe jest ograniczenie możliwości zawarcia umowy i jej wykonania, co oznacza, że gromadzenie danych dla tego celu jest konieczne, wynika z przepisów prawa i jest warunkiem zawarcia umowy.
Podanie danych osobowych w celu realizacji przez SICO prawnie uzasadnionego interesu jest dobrowolne, ale konieczne dla osiągnięcia wyżej podanych celów.
W przypadku zgody dane osobowe są podawane przez klienta dobrowolnie, a jej nieudzielenie nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami.