INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW SICO Polska Sp. z o.o.
Szanowni Państwo,
uprzejmie informujemy, że firma SICO Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Annopol 3, 03-236 (zwana dalej SICO) przetwarza dane osobowe pozyskane jedynie w sposób zgodny z prawem, miedzy innymi na podstawie zawieranych transakcji handlowych, świadczenia usług, z legalnych źródeł publicznych oraz ogólnodostępnych, w tym z Internetu, tworząc bazę danych kontrahentów i bazę kontaktową w której znajdować się mogą Państwa dane oraz dane Państwa reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników i pracowników.
Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej nazwa RODO), mają charakter danych osobowych.
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. (Art. 4. 1 RODO).
W przypadkach, w których klient jest podmiotem innym niż osoba fizyczna, pojęcie dane osobowe obejmuje dane osobowe Państwa przedstawicieli, np.: członków zarządu, partnerów, prokurentów, pełnomocników, przedstawicieli, pracowników lub innych osób fizycznych występujących w Państwa imieniu, a obowiązki SICO wynikające z RODO mają zastosowanie do takich osób.
1. Informacje o Administratorze Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych (dalej: Administrator) jest firma:
SICO Polska Sp. z o.o. ul. Annopol 3, 03-236 Warszawa, NIP: 5262470011, REGON: 016403381, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000031697, Kapitał zakładowy: 1.960.000,00 PLN opłacony w całości.
Z Administratorem można się kontaktować:
– pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres:
SICO Polska Sp. z o.o.
ul. Annopol 3
03-236 Warszawa
– mailowo na adres e-mail: sico@sico.pl,
– lub telefonicznie pod numerem telefonu: 022 660 48 50.
2. Inspektor Danych Osobowych w SICO Polska Sp. z o.o.
Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych.
Inspektorem Danych Osobowych jest Paulina Witkowska.
Z Inspektorem Danych Osobowych można kontaktować się:
– pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres:
SICO Polska Sp. z o.o.
Paulina Witkowska
ul. Annopol 3
03-236 Warszawa
– mailowo na adres e-mail: iodo@sico.pl,
– lub telefonicznie pod numerem telefonu: 022 660 48 50.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach ściśle związanych z prowadzeniem przez Administratora działalności gospodarczej, polegającej na sprzedaży towarów i usług.
Państwa dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie jednej z przesłanek:
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
W oparciu o w/w przepis SICO przetwarza dane osobowe klientów:
– będących osobami fizycznymi, wspólnikami spółek osobowych oraz ich reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników, pracowników i osób wskazanych do kontaktów,
– a w przypadku firm, przedsiębiorstw i innych podmiotów gospodarczych niebędących osobami fizycznymi: przetwarzane są dane ich reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników, pracowników i osób wskazanych do kontaktów, w celach związanych z realizacją umowy i transakcji kupna-sprzedaży oraz wynikających z nich gwarancji. Do celów szczegółowych należą między innymi:
– nawiązywanie kontaktów telefonicznych i mailowych,
– wystawianie dokumentacji księgowej niezbędnej do dokumentowania transakcji sprzedaży,
– wysyłanie korespondencji firmowej w formie papierowej oraz elektronicznej (faktury, umowy, pisma, wezwania do zapłaty, informacje, oferty handlowe, itp.),
– realizacja zamówień, wysyłek i dostaw towarów,
– obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacji.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wypełniana obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
W oparciu o w/w przepis SICO przetwarza Państwa dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków i zobowiązań określonych w przepisach, miedzy innymi w: przepisach podatkowych, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i innych przepisach mających zastosowanie dla SICO Polska Sp. z o.o.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez osobę trzecią z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
W odniesieniu do w/w przepisu SICO może przetwarzać Państwa dane osobowe min.: do celów administracyjnych, prowadzenia polityk wewnętrznych, planowania finansowego i budżetowania, składania ofert, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.
4. Prawnie uzasadnione interesy Administratora
Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora to przede wszystkim:
– oferowanie klientom SICO produktów i usług będących w ofercie SICO, czyli marketing bezpośredni własnych towarów i usług Administratora,
– cele statystyczne i analityczne,
– optymalizacja naszych produktów, optymalizacja procesów obsługi,
– budowanie wiedzy o naszych klientach i ich potrzebach oraz lepszy dobór towarów i usług do potrzeb klientów,
– monitoring wizyjny na terenie prowadzonej działalności przez Administratora, w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia,
– nagrywanie rozmów telefonicznych wykonywanych za pośrednictwem telefonów stacjonarnych w celach poprawy jakości obsługi klienta,
– ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami,
– windykacja należności.
5. Powierzenie przetwarzania i udostępnianie danych osobowych
Administrator udostępnia Państwa dane osobowe podmiotom współpracującym, w szczególności w zakresie:
– obsługi IT,
– usług bankowych,
– usług serwisowych,
– usług pośrednictwa handlowego,
– usług kurierskich i transportowych,
– realizacji kampanii marketingowych w tym mailingowych przez firmę zewnętrzną,
– outsourcingu kadr i księgowości,
– usług archiwizacji lub niszczenia dokumentów i nośników informatycznych,
– usług hostingowych,
– usług ubezpieczania należności, faktoringu,
– usług prawniczych, audytorskich i windykacyjnych.
6. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
Państwa dane osobowe nie są i nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) oraz innych organizacjach międzynarodowych.
7. Okres przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres łączącej nas współpracy lub okres niezbędny dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów SICO, o których mowa w pkt. 4 powyżej a do celów dowodowych do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu wzajemnych stosunków gospodarczych. W przypadku przetwarzania danych na mocy udzielonej przez Państwa zgody, dane te będą przetwarzane nie dłużej niż realizacja celu w jakim zostały zebrane lub do czasu cofnięcia przez Państwa udzielonej zgody.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Informujemy, że w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do:
– żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych,
– żądania od Administratora sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
– żądania od Administratora usunięcia Pani/Pana danych osobowych,
– żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/pana danych osobowych,
– przenoszenia Pani/Pana danych osobowych,
Z powyższych praw można skorzystać poprzez kontakt pisemny:
– za pomocą poczty tradycyjnej na adres:
SICO Polska Sp. z o.o.
Paulina Witkowska
ul. Annopol 3
03-236 Warszawa
– lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: iodo@sico.pl
W przypadku przetwarzania danych na mocy udzielonej przez Państwa zgody, przysługuje Państwo prawo do jej wycofania w każdym czasie poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail administratora iodo@sico.pl lub zgłoszenie telefoniczne na numer: 22 660-48-50 wew. 2207. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
9. Prawo do wniesienia skargi
Informujemy, że w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Automatyczne profilowanie
W oparciu o Pani/Pana dane osobowe, Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji,
w tym nie dokonuje zautomatyzowanego profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
11. Obowiązek i dobrowolność podania danych
Podanie Państwa danych jest dobrowolne jednak jest niezbędne do realizacji współpracy biznesowej.
W sytuacji, w której nie podadzą Państwo danych osobowych, możliwe jest ograniczenie możliwości zawarcia umowy i jej wykonania, co oznacza, że gromadzenie danych dla tego celu jest konieczne, wynika z przepisów prawa i jest warunkiem zawarcia umowy.
Podanie danych osobowych w celu realizacji przez SICO prawnie uzasadnionego interesu jest dobrowolne, ale konieczne dla osiągnięcia wyżej podanych celów.
W przypadku zgody dane osobowe są podawane przez klienta dobrowolnie, a jej nieudzielenie nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami.
12. Oświadczenie Administratora Danych
Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.